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Settore: Grande Distribuzione Organizzata

 

L'esigenza dell'azienda

Il Gruppo Coop Centro Italia, importante realtà italiana della grande distribuzione organizzata, desiderava implementare all’interno dei propri sistemi informativi un processo di controllo fatture automatizzato.

L’azienda ha una realtà informativa totalmente basata su sistema iSeries ed ha acquisito nel corso degli anni una serie di soluzioni (diventate ormai uno standard nella GDO) per coprire tutte le aree aziendali.
In particolare, il modulo commerciale è basato sull’applicativo Me.R.Sy (Merchandise Retail System) di Diebold Nixdorf, che permette di effettuare il riscontro dei documenti a livello di bolla di carico.

Il software Station fornisce la possibilità di riscontrare i documenti anche a livello di articolo, opzione attivabile in qualsiasi momento, qualora il software gestionale venga aggiornato con questa opzione.

Station può essere utilizzato per automatizzare qualunque tipo di flusso di informazioni, in quanto i principi di riconoscimento, smontaggio e caricamento dei dati si possono applicare a qualunque processo ripetitivo effettuato in azienda. L’automazione dei processi porta a notevoli benefici in termini di:

  • Risparmio di tempo del personale
  • Precisione nelle operazioni
  • Velocità nell’esecuzione

 

La soluzione proposta da Arket

case history coop riscontro automatico fatture

1.    Fase di acquisizione del documento

In COOP Centro Italia le fatture fornitore vengono ricevute in diverse modalità:

  • Via e-mail
  • Via PEC
  • Via EDI
  • In formato cartaceo, richiedono quindi acquisizione tramite scanner

Il software Station è in grado di monitorare tutti questi canali di ingresso e:

  • Scarica il documento da posta elettronica e PEC
  • Acquisisce i documenti da cartella (se EDI o scan to folder)
  • Carica i documenti acquisiti nel database di Station

2.    Fase di riconoscimento del documento

Dopo la prima fase di acquisizione, Station procede al riconoscimento del documento:

  • I file EDI vengono sempre riconosciuti ed interpretati da un apposito template. Station acquisisce in coppia sia il PDF che il file di testo, assegna ad un gruppo/utente il documento su base di regole prestabilite e genera un file XML da dare in pasto a Me.R.Sy per la registrazione automatica. Si procederà quindi alla fase di riscontro.
  • In caso di altri tipi file, Station va alla ricerca del template specifico per quello specifico documento, ricercando tra i quelli già mappati. Possono quindi verificarsi due situazioni:
    • Station trova il template specifico per il documento. In questo caso assegna ad un gruppo/utente il documento e genera un XML da dare in pasto a Me.R.Sy per la registrazione automatica. Si procederà quindi alla fase di riscontro.
    • Station non trova il template e quindi passa alla procedura di Auto-mappatura, in grado di identificare ed estrarre autonomamente i dati presenti nella testata e nel piede del documento.
      • Se Station riesce ad effettuare l’autmap del documento, estrae alcuni dati di testata necessari per la registrazione, assegna ad un gruppo/utente il documento ed avvia un processo di doppia videata, che permette all’utente di visualizzare il documento ricevuto e la relativa schermata a gestionale affiancate in un’unica videata. I dati estratti con l’autmap verranno inseriti automaticamente da Station a gestionale, quindi l’utente dovrà inserire manualmente solamente i dati di riga. Una volta confermate le operazioni nella doppia videata, si attiva la fase di protocollazione e stampa.
      • Se Station non riesce a mappare il documento, lo inserirà tra i documenti scartati ed il processo giunge al termine.

3.     Fase di riscontro automatico

Una volta dato in pasto il file XML a Me.R.Sy, Station resta in attesa da quest’ultimo dell’esito del riscontro automatico:

  • Se il riscontro automatico va a buon fine si passa alla fase di protocollazione e stampa
  • Se il riscontro automatico rileva delle incongruenze/errori allora verrà avviato il processo di doppia videata, indicando con precisione il punto in cui è stata riscontrata l’incongruenza.
    Il processo di doppia videata prevede che l’operatore effettui la gestione del documento con lo stesso software che utilizza quotidianamente, quindi l’utente dovrà solamente effettuare la correzione necessaria. Una volta confermate le operazioni nella doppia videata si attiva la fase di protocollazione e stampa.

 

"Ricevendo quotidianamente una grande mole di fatture fornitore, in formati cartacei e digitali eterogenei, era diventato prioritario per Coop Centro Italia snellire il processo di riscontro di questi documenti. Station si è rivelata per noi la soluzione ideale, in grado di automatizzare l’acquisizione, la registrazione ed il riscontro delle fatture fornitore ricevute. In questo modo abbiamo potuto ridurre notevolmente il tempo speso nella gestione di questi documenti ed il numero di errori derivanti dalle operazioni manuali ripetitive. Tutto questo integrandoci direttamente con Me.R.Sy, (Merchandise Retail System), il software ERP specializzato per le aziende Retail e sviluppato da Diebold Nixdorf."
Massimo Lagetti – IT Manager – Coop Centro Italia -www.coopcentroitalia.it

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