Station Tips: estrazione dati da listini fornitori

Il carico di lavoro per l'ufficio acquisti sta aumentando in modo esponenziale in tutte le aziende: questo anche a causa delle continue fluttuazioni dei costi delle materie prime, che portano a ricevere con sempre più frequenza aggiornamenti dei listini da parte dei fornitori.

Alla ricezione di un aggiornamento di listino, i nuovi prezzi devono essere aggiornati anche negli applicativi aziendali, obbligando il personale ad una serie di attività manuali ripetitive, ad alto tasso d'errore e time consuming.

Continua la lettura per scoprire come automatizzare con la piattaforma Station i processi di estrazione dell’informazione dai listini, il confronto con quanto presente negli applicativi aziendali ed il successivo data entry delle informazioni estratte negli applicativi aziendali.

Contattaci per approfondire

Gestire manualmente l'aggiornamento dei listini fornitore: limiti e inefficienze

 Come anticipato, ogni volta che l'ufficio acquisti riceve un listino fornitore aggiornato con nuovi prezzi, devono essere compiute una serie di azioni manuali:

• Download dei nuovi listini, tipicamente inviati tramite e-mail dai vari fornitori. I listini possono avere formati eterogenei a seconda del fornitore (Excel, PDF ecc)
• Stampa o apertura su PC del file listino e confronto manuale con le voci già inserite a sistema per verificare quali articoli sono già presenti e se il prezzo differisce.
• Nel caso si riscontrassero differenze, è necessario inserire manualmente i nuovi prezzi, digitando i nuovi valori o tramite copia/incolla.
• Una volta terminata l'operazione di inserimento, il personale dell'ufficio acquisti effettua un ulteriore controllo per accertarsi di aver identificato ed inputato tutte le modifiche senza errori.

Questi passaggi meccanici e ripetitivi comportano inevitabilmente l'investimento di molto tempo da parte delle persone dell'ufficio acquisti, rischi di errore elevati ed in generale uno spreco di risorse che potrebbero essere invece impiegate in attività più strategiche, come contattare i fornitori per negoziare le migliori condizioni o identificare nuovi fornitori strategici.

Estrazione delle informazioni dai listini e data entry automatico con Station 

Grazie alla piattaforma software Station è possibile automatizzare:

• i processi di estrazione dell’informazione dai listini
• il confronto con quanto presente negli applicativi aziendali
• il successivo data entry  delle informazioni estratte negli applicativi aziendali. 

Si elimina così completamente la necessità di stampare i listini, effettuare i confronti e ricopiare manualmente ogni singolo dato aggiornato.

Come fa Station ad estrarre le informazioni dai listini ed effettuare il data entry automatico?

La gestione del caricamento dei listini da parte di Station è completamente automatizzata e prevede una serie di fasi:

• Un apposito connettore di Station resta "in ascolto" in una specifica casella e-mail o cartella per acquisire i nuovi listini ricevuti
• Si innesca un processo di import del listino e riconoscimento del contenuto, per decidere quali regole applicare per l'individuazione ed estrazione dei dati (sulla base del fornitore, formato del documento e template)
• Station estrae automaticamente i dati dal listino
• Station effettua dei controlli sui codici articoli: se il codice è già presente a gestionale in anagrafica, allora effettua l'import del prezzo.
• Se Station identifica un codice articolo non presente a sistema, invia un alert all'utente con indicazione precisa del codice mancante, di modo che possa effettuare una verifica
• L'import dei nuovi prezzi può essere effettuato generando un apposito file XML per l'import a gestionale, scrivendo direttamente i dati sulle tabelle del database dell'ERP o pilotando le schermate del gestionale come se fosse l'utente ad interagirvi.

I vantaggi di una soluzione per l'automazione dell'import listini

Scegliere di adottare una soluzione per l'import automatico dei listini porta all'azienda enormi vantaggi:

• Mentre la soluzione si occupa di verificare ed aggiornare i prezzi di listino, l'operatore può dedicarsi alla ricerca di nuovi fornitori o a contrattare delle migliori condizioni
• Tempi brevissimi per il caricamento dei listini aggiornati: i prezzi saranno aggiornati non appena il fornitore invierà il nuovo listino.
• Eliminazione delle operazioni senza alcun valore aggiunto: non è più necessario controllare uno ad uno gli articoli per verificare se sono già presenti a sistema o se sono cambiati i prezzi.
• Coinvolgimento dell’operatore solo se è necessario il suo intervento (ad es. un articolo presente nel listino non è stato trovato nel sistema)​
• Eliminazione degli errori dovuti ad errata digitazione o a modifiche che sfuggono durante il controllo

In questo modo, quindi, le operazioni ripetitive e di poco valore vengono digitalizzate attraverso questa soluzione e non è più necessaria una persona che si dedichi esclusivamente all'aggiornamento dei listini.