Negli uffici che seguono la parte amministrativa e le vendite, quotidianamente viene dedicato molto tempo all’inserimento di dati nel sistema informativo aziendale.
Queste operazioni diventano tanto più complesse quanto maggiori sono le dimensioni dell’azienda e la quantità di documenti che ogni giorno devono essere gestiti.
Si pensi ad esempio al caso in cui mensilmente si ricevano grossi volumi di fatture fornitore, che devono essere gestite e registrate, o di ordini che devono essere caricati a gestionale.
Station per l’estrazione dei dati delle fatture XML
L’avvento dell’obbligo di fatturazione elettronica può portare grandi vantaggi in termini di gestione delle fatture passive, in quanto i documenti ricevuti hanno tutti il medesimo formato strutturato (XML), che segue una precisa sintassi e regole di composizione predefinite.
Ed è qui che il software di automazione dei processi Station può entrare in azione.
La soluzione è infatti in grado di identificare in quale punto del documento sono presenti determinate informazioni (ad es. ragione sociale del fornitore, data, IVA, imponibile ecc.) e di andare ad estrapolarle per una successiva elaborazione (ad es. riscontro automatico o registrazione a gestionale).
Estrazione delle informazioni dai PDF
Se vi è la necessità di caricare altri tipi di informazioni, non contenute nell’XML ma presenti ad esempio nel PDF che il fornitore può allegare alla fattura elettronica, Station rappresenta comunque il miglior alleato per questo tipo di operazione.
Il software è infatti dotato di quello che viene chiamato “motore di mappatura”, che consente di definire delle regole dinamiche per l’identificazione dei dati all’interno di un PDF e la loro estrazione.
Ovviamente qualsiasi tipo di documento PDF, non solo le fatture, può essere elaborato da Station con questa modalità (ad es. gli ordini).
Estrazione delle informazioni dai file EDI
Allo stesso modo possono essere estratti i dati anche da fatture e ordini in formato EDI: in questo caso l'estrazione viene ulteriormente semplificata dalla presenza in Station di dizionari precaricati, contenenti le definizioni dei principali messaggi nei vari standard EDI.
In fase di configurazione, quindi, basterà definire quale standard applicare nella lettura del file ed il tool visuale di mappatura mostrerà quali tipologie di informazioni sono state identificate automaticamente all'interno del messaggio.
L’automazione del caricamento dei dati a gestionale
A questo punto le informazioni estratte sono pronte per essere caricate automaticamente dal software Station direttamente nel gestionale/ERP, rendendo rapida e precisa la registrazione ed il data entry del documento.
Il personale degli uffici amministrativi e vendite non dovrà più quindi sprecare tempo e risorse per stampare fatture e ordini (azione che vanifica il passo avanti fatto con lo scambio totalmente digitale) e per inserire manualmente i dati, digitando ogni singola informazione nel gestionale.
Oltre al risparmio di tempo, poi, vi è anche una riduzione degli errori che spesso si commettono nell’effettuare operazioni ripetitive quali il data entry manuale.
L’operazione di caricamento dei dati può essere configurata in due modalità:
- La procedura è completamente trasparente per l’utente, che si troverà la fattura/ordine direttamente caricata e registrata a gestionale
- Si può scegliere di “approvare” il caricamento di ogni singola fattura/ordine, tramite il Client di Station. Da qui l’utente potrà visualizzare un’anteprima del documento e decidere se Station dovrà caricarlo o meno.
L’ambito applicativo del software Station non si limita solamente alle fatture, ma a qualsiasi documento, di qualsiasi formato, di cui si necessiti caricare i dati nel sistema informativo aziendale.
La Robotic Process Automation (RPA) di Station può portare risparmi importanti e ritorni di investimento tangibili per l’impresa, accrescendo l’efficienza e la produttività.
Il personale, una volta svincolato dall’effettuare queste operazioni ripetitive e a basso valore aggiunto, potrà dedicare maggior tempo ed attenzioni a flussi di lavoro più strategici per l’azienda.