In ogni azienda transitano quotidianamente numerosi documenti in formato PDF, siano essi scansioni di documenti cartacei o documenti nativamente digitali.
Molto spesso si presenta l'esigenza di inserire i dati contenuti in questi documenti nel sistema informativo aziendale (ad es. nell’ERP o in qualsiasi altro software), operazione manuale che, oltre ad essere estremamenate dispendiosa in termini di tempo, comporta anche un alto rischio di commettere errori.
Con il software Station è possibile acquisire automaticamente le informazioni contenute nei documenti PDF e sostituire l'input manuale dell'utente con processi automatizzati.
Estrazione dati da PDF nativi/vettoriali
Per quanto riguarda l'estrazione delle informazioni, il tipo di PDF più semplice da gestire è quello vettoriale, che contiene testo selezionabile e ricercabile: da questi documenti nativamente digitali sarà possibile ricavare direttamente e senza difficoltà il testo, con la garanzia della certezza del dato.
Ma come fa Station ad estrarre le informazioni dal PDF nativo? Questo software di Robotic Process Automation (RPA) è dotato di quello che viene chiamato “motore di mappatura” che consente di definire delle regole (statiche o dinamiche) per la ricerca e l'estrazione dei dati dai documenti.
Estrazione dati da PDF scansionati
Non sempre i documenti che transitano in azienda sono già in formato digitale: nel caso di documenti cartacei, vi è la possibilità di effettuare una scansione ed ottenere un PDF contenente l'immagine del documento.
Grazie alla funzionalità OCR (Optical Character Recognition – Riconoscimento ottico dei caratteri), Station trasforma l’immagine del documento in un formato in cui il testo diventa riconoscibile ed utilizzabile dal software per l'estrazione dei dati.
Esempi pratici di estrazione dati da PDF con Station
Il software Station, dopo aver acquisito i dati contenuti nel documento PDF, può eseguire delle elaborazioni aggiuntive: ad esempio le informazioni possono essere caricate in modo automatico in uno dei software aziendali (ad es. gestionali) o ri-elaborate per creare un documento in un nuovo formato (ad es. creazione del file XML per la fatturazione elettronica a partire dalla fattura PDF).
Conversione delle fatture da PDF ad XML per la fattura elettronica
La normativa vigente sulla fatturazione elettronica prevede che le fatture siano create in uno specifico formato XML, e che la trasmissione avvenga attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).
Spesso però i software gestionali ed ERP sono in grado di generare la fattura solamente in formato PDF: Station estrae dalla fattura PDF tutti i dati necessari e li ricompone in un file XML, conforme a quanto previsto dalla normativa vigente.
L'XML così generato può essere messo automaticamente a disposizione del software utilizzato per l'invio delle fatture elettroniche: Station infatti è in grado di interfacciarsi con qualsiasi software gestionale, ERP o documentale.
Station è inoltre parte di una suite completa di soluzioni documentali: è nativamente integrato con il software di gestione documentale Globe, che include un modulo completamente dedicato alla gestione di tutte le fasi del processo di fatturazione elettronica, sia per le fatture in entrata che per quelle in uscita.
Scopri di più sulla fatturazione elettronica
Acquisizione automatica degli ordini
Gli ordini d'acquisto sono un tipico esempio di documento in formato PDF che, una volta ricevuto, prevede il caricamento di dati nel sistema informativo aziendale.
Il processo "tradizionale" di gestione di un ordine cliente richiede infatti diversi passaggi e l'inserimento manuale nel gestionale aziendale delle informazioni contenute nel documento.
Station è in grado di gestire in totale autonomia un ordine cliente, arrivato ad es. via mail:
- Station monitora la casella di posta e, se presente, scarica la mail, identificando mittente e quindi il tipo di ordine.
- Grazie allla mappatura effettuata in fase di configurazione, Station riconosce ed estrae i dati necessari
- Station carica i dati nell'ERP, integrandosi senza la necessità di intervento da parte dell'utente.
Acquisizione automatica dati fatture passive in PDF
Anche le fatture passive ricevute in formato PDF (copia di cortesia spesso inviata insieme all'XML o fatture estere) possono essere elaborate efficacemente dal software Station.
Un esempio pratico è rappresentato dal caso Interfrigo Transport, realtà specializzata nei trasporti ortofrutticoli: l'azienda, infatti, sfrutta le potenzialità offerte dall'applicativo per estrapolare automaticamente dalle fatture (ricevute dai propri clienti e destinate ai clienti finali) tutte le informazioni necessarie per creare bolle doganali ed inserire tutti i dati in modo automatico nel gestionale doganale.
Scopri il progetto fatture - bolle doganali