Il software di automazione dei processi Station è un ottimo alleato nella gestione della fatturazione elettronica su due fronti:
- Fatture attive/di vendita: se il gestionale in uso in azienda non è in grado di generare il file XML per la fatturazione elettronica, Station è in grado di crearlo a partire a da qualsiasi output del sistema infromativo (PDF, stampa, EDI, IDoc, ecc…). Il file XML può essere creato anche andando a leggere i dati direttamente dal database del sistema informativo.
- Fatture passive/d'acquisto: Station è in grado di estrarre i dati dalle fatture ricevute per procedere alla registrazione automatica, tramite la gestione delle tabelle di frontiera del gestionale/ERP, o tramite qualsiasi altra modalità di comunicazione con il sistema informativo (ad es. tramite emulazione del terminale SAP e AS/400 ecc..)
Esempio - Station per l'automazione del ciclo passivo:
Utilizzando Station per l'elaborazione delle fatture fornitore (riscontro fattura - ordine - bolla e caricamento dati a gestionale) si possono ottenere grandi risparmi, sia in termini di tempo che di errori.
Il processo "tradizionale" di gestione di una fattura passiva richiede diversi passaggi e laboriosi controlli: stampa della fattura (anche se è già in formato digitale e strutturato), riconciliazione manuale andando a controllare la corrispondenza tra quanto presente in fattura e quanto riportato nell'ordine/bolla/carichi di magazzino ed infine l'inserimento manuale di tutti i dati riportati nel documento all'interno del gestionale aziendale.
Questo comporta un grande dispendio di tempo e risorse, sopratutto nel caso in cui si riscontrino degli errori in fattura e sia necessario risalire al motivo della discrepanza.
Il software Station è invece in grado di gestire in totale autonomia una fattura elettronica di acquisto:
- Riconosce ed estrae i dati dal file XML della fattura elettronica
- Effettua un riscontro fattura automatico, eseguendo i necessari confronti e controlli di quantità e prezzi con i carichi magazzino, gli ordini fornitore e le bolle/DDT.
- Carica i dati nel sistema informativo, integrandosi senza la necessità di intervento da parte dell'utente
Station, in questo modo, permette di automatizzare tutta una serie di processi altrimenti onerosi, richiedendo l'intervento dell'utente solo nel caso il documento presenti delle anomalie e indicandogli in modo preciso il punto in cui è stato riscontrato l'errore.
Il trattamento automatico dei documenti quindi consente di:
- ridurre notevolmente i tempi di gestione dei documenti
- individuare ed eliminare eventuali errori e anomalie
- raggiungere una maggior efficienza
Station, insieme ai software Globe® e Sendy®, fa parte di una suite di soluzioni documentali integrate tra loro, completamente dedicata alla gestione digitale dell’intero ciclo di vita di documenti e processi.
Il software Station è quindi in grado di interfacciarsi e lavorare in simbiosi con il software di archiviazione e gestione documentale Globe, il quale include un modulo completamente dedicato alla gestione di tutte le fasi del processo di fatturazione elettronica, sia per le fatture in entrata che per quelle in uscita.