L’obbligo di fatturazione elettronica per Pubblica Amministrazione, Imprese e Privati

Dal 31 marzo 2015 tutte le Pubbliche Amministrazioni sono obbligate a ricevere fatture esclusivamente in formato elettronico (fePA).

Dal 1° gennaio 2017 anche i privati hanno la possibilità di inviare le fatture in formato elettronico e dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica B2B diventerà un obbligo.

Questo obbligo è anticipato al 1° luglio 2018 per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di contratti di appalto stipulati con una pubblica amministrazione.

La fattura elettronica – come funziona

La fattura elettronica deve essere un file XML, in un formato specifico per la Fatturazione Elettronica, e la trasmissione deve avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

L'autenticità di questo tipo di fattura è garantita dalla firma elettronica di chi la emette e dalla trasmissione del documento tramite lo SdI.

In particolare, il Sistema di Interscambio, una volta ricevuta la fattura, effettua tutti i controlli necessari, la inoltra al destinatario e fornisce le notifiche e le ricevute a destinatario e ricevente.

Nel caso di fattura elettronica verso la PA, il ricevente dovrà accettare o rifiutare la fattura entro 15 giorni, e l'esito verrà comunicato all'emittente sempre dallo SdI. 

Le modalità tramite cui ci si può interfacciare con il Sistema di Interscambio sono via PEC, via web, tramite web services protocollo FTP.

La fattura elettronica dovrà poi essere conservata digitalmente a norma di legge.

La nostra soluzione per la fatturazione elettronica

 

Station fa parte di una suite di software integrati tra loro, completamente dedicata alla gestione digitale dell’intero ciclo di vita di documenti e processi. Globe è il software di gestione documentale della suite ed include un modulo dedicato alla gestione di tutte le fasi del processo di fatturazione elettronica, sia per le fatture in entrata che per quelle in uscita.

 

Integrazione

con qualsiasi ERP, gestionale e sistema informativo aziendale

Gestione digitale

di tutti i documenti aziendali

Documenti collegati

tra loro (fatture, ordini, ddt, bolle...)

Indicizzazione

per una ricerca rapida, semplice ed efficiente di qualsiasi documento

Processi automatici

Invio, ricezione, notifiche, smistamento

Monitoraggio semplice

delle fatture in arrivo ed in uscita

 

 

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Ciclo attivo - fatture in uscita

fattura elettronica arket ciclo attivo

Il modulo software per la fatturazione elettronica è in grado di gestire tutte le fasi del processo di fatturazione in uscita:

  • Se il tuo gestionale è in grado di creare il file XML, Globe andrà ad acquisirlo in automatico
  • Se il gestionale è in grado di creare anche la versione PDF, essa verrà importata automaticamente insieme all’XML, altrimenti verrà creata da Globe
  • Se il gestionale non è in grado di generare il file XML, ci pensiamo noi tramite apposito modulo: siamo in grado di generare il file XML a partire da qualsiasi tipo di output del sistema informativo (ad es. file PDF, stampa, file EDI, file IDoc, ecc…). Il file XML può essere creato anche andando a leggere i dati direttamente dal database del sistema informativo
  • Innesco di workflow automatici legati alla fattura emessa (ad es. controlli SdI per validazione dell’XML, controlli custom, flussi approvativi del documento…)
  • Apposizione della firma elettronica e del riferimento temporale
  • Gestione del colloquio con lo SdI (sia in modalità nativa che PEC) per la trasmissione della fattura al destinatario
  • Gestione ed archiviazione della ricevuta di consegna/scarto e della notifica di esito invio
  • Conservazione a norma di legge

 

Ciclo passivo - fatture in entrata

fattura elettronica arket ciclo passivo

Anche la gestione delle fatture ricevute dai fornitori ed il loro caricamento automatico nel sistema informativo possono essere gestiti con il modulo software per la fatturazione elettronica:

  • Colloquio con lo SdI per la ricezione della fattura
  • Innesco di workflow automatici legati alla fattura appena ricevuta:
    • registrazione automatica della fattura, tramite la gestione delle tabelle di frontiera del gestionale/ERP
    • possibilità, tramite apposito modulo, di registrazione automatica sfruttando qualsiasi altra modalità di comunicazione con il sistema informativo (ad es. emulazione del terminale SAP e AS/400 ecc..).
    • gestione dell’accettazione/rifiuto se si tratta di fattura verso la PA
    • smistamento della fattura agli incaricati per il riscontro
  • Registrazione automatica della fattura, tramite la gestione delle tabelle di frontiera del gestionale/ERP, o tramite qualsiasi altra modalità di comunicazione con il sistema informativo (ad es. tramite emulazione del terminale SAP e AS/400 ecc..)
  • Conservazione elettronica a norma

 

 

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I vantaggi della fatturazione elettronica

Il passaggio dal tradizionale processo di fatturazione (basato sul cartaceo o su documenti non strutturati) alla fatturazione elettronica, porta enormi vantaggi per le imprese:

  • Processi dematerializzati, quindi più veloci snelli
  • Possibilità di automatizzare il data entry per la registrazione delle fatture
  • Eliminazione degli errori dovuti a processi manuali di registrazione
  • Possibilità di automatizzare la quadratura tra fattura e ordine/DdT, identificando immediatamente possibili incongruenze nel confronto tra documenti
  • Riduzione della quantità di attività con poco o nessun valore aggiunto
  • Nessun rischio di smarrimento del documento
  • Riduzione delle tempistiche di incasso dai clienti
  • Eliminazione dei costi di stampaspedizione e spazio di archiviazione

 

Normative e scadenze della fatturazione elettronica

In Italia, l’obbligo di fatturazione elettronica è stato introdotto con la Legge del 24 dicembre 2007 n. 244 (legge finanziaria del 2008) ed il successivo Regolmento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle pubbliche amministrazioni, al fine di adeguarsi alle Direttive UE che miravano ad introdurre la gestione in forma elettronica dell’intero ciclo degli acquisti.

L’obbligo prevede, a partire dal 31 Marzo 2015, l’emissione, trasmissione, conservazione ed archiviazione nel nuovo formato elettronico per tutte le fatture emesse verso Pubbliche Amministrazioni ed Enti Pubblici nazionali (fePA).

Inoltre, a partire dal 1° gennaio 2017 qualunque soggetto IVA può emettere e ricevere fatture elettroniche, seguendo lo stesso processo già utilizzato per la FePA (D.lgs n. 127/2015).

 

Con la Legge di Bilancio 2018, l'obbligo di fatturazione elettronica viene esteso anche ai rapporti tra le imprese (B2B) e tra imprese e privati (B2C).  Per maggiori dettagli si vedano anche il provvedimento Agenzia delle Entrate numero 89757/2018, il relativo allegato contenente le specifiche tecniche e la Circolare 13/E del 2 luglio 2018.

Le scadenze per quanto riguarda la fattura elettronica B2B sono:

  • 1 Luglio 2018: obbligatorietà di fattura elettronica per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di contratti stipulati con una pubblica amministrazione e per la filiera delle cessioni di benzina e gasolio ad uso autotrazione. Questo significa che, chiunque possieda un’auto aziendale, non potrà più utilizzare le schede carburante, ma dovrà richiedere l’emissione della fattura elettronica. Esclusivamente per quanto riguarda gli impianti stradali di distribuzionel’obbligo è slittato al 1° gennaio 2019. Ad ogni modo, per la detraibilità dell’Iva e la deducibilità dei costi, dal 1° luglio dovrà essere comunque garantita da parte dei soggetti passivi Iva la tracciabilità dei pagamenti per l’acquisto di carburanti per autotrazione.  Maggiori informazioni nella Circolare 8/E 2018 dell’Agenzia delle Entrate e nel D.L. n. 79/2018.
  • 1 gennaio 2019imprese e professionisti stabiliti in Italia, titolari di partita iva (esclusi i contribuenti in regime dei minimi o forfettario) dovranno adeguarsi all’invio e ricezione di fatture elettroniche, seguendo gli stessi standard della fePA.

 

Per quanto riguarda le fatture emesse verso il consumatore finale (fattura B2C), anche queste devono essere inviate dall’impresa attraverso lo SdI. La fattura verrà messa a disposizione del cliente nell'area web riservata dell'Agenzia delle Entrate e potrà essergli fornita direttamente anche una copia cartacea/digitale della fattura emessa.

In qualsiasi caso, a partire dal 1 gennaio 2019, qualsiasi fattura emessa con modalità differenti da quelle previste per la fatturazione elettronica sarà considerata come non emessa, con il rischio di pesanti sanzioni. 

 

 

 

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