La produzione e scambio di documenti cartacei tra aziende porta ad un allungamento non indifferente delle tempistiche di gestione e trattamento della documentazione: il data entry manuale nel sistema informativo aziendale, infatti, richiede il coinvolgimento dell’utente in attività ripetitive e con scarso valore aggiunto, con un’elevata probabilità di commettere degli errori durante le procedure di registrazione.
Riuscire a digitalizzare i processi che coinvolgono i documenti cartacei significa portare maggiore efficienza operativa, ridurre i costi e migliorare la qualità del dato, oltre a permettere elevati livelli di integrazione con il sistema informativo aziendale già presente.
Station è un software di automazione dei processi documentali che permette di affrontare efficientemente questa tematica, grazie alla funzionalità di OCR (Optical Character Recognition – Riconoscimento ottico dei caratteri).
Come funziona il riconoscimento ottico dei caratteri
Nel caso l’azienda riceva documentazione cartacea e/o sotto forma di scansione, la funzionalità OCR trasformerà l’immagine del documento in un formato in cui il testo sia riconoscibile ed utilizzabile da Station per le successive operazioni di estrazione dei dati dal documento e per l’inserimento nel sistema informativo o altre elaborazioni. Per un risultato ottimale, una scansione ad alta definizione permetterà di ottenere il miglior riconoscimento possibile.
Station è in grado di valutare l’attendibilità del riconoscimento effettuato, carattere per carattere.
Terminata la fase di riconoscimento dei caratteri e l’estrazione sarà possibile prevedere una fase di validazione del dato: ad esempio sarà possibile verificare se uno specifico dato estratto è presente nel gestionale (ad es. se un codice articolo presente nel documento esiste effettivamente nel sistema informativo) o chiedere all’utente di validare il dato estratto.
Una volta elaborato il documento ed effettuata l’estrazione dei dati, il documento viene ridotto per l’inserimento nel sistema di gestione documentale dell’azienda, che potrà essere integrato facilmente con Station.
