Abituare le imprese ad emettere documenti in formato elettronico strutturato, magari appoggiandosi ad intermediari tecnologici capaci di gestire anche gli altri documenti del ciclo dell’ordine (ordini, conferme d’ordine, avvisi di spedizione, documenti di trasporto, notifiche ricezione merci, stati avanzamento lavori ecc) rappresenta un primo passo per stimolare il cambiamento verso la digitalizzazione nelle relazioni di business.

Primo passo: la fattura elettronica

Le imprese più grandi e strutturate possono chiedere ai propri fornitori di fornire le fatture in un formato elettronico strutturato: molti di questi fornitori, infatti, sono spesso anche fornitori della PA e quindi sono già organizzati per emettere e-fatture (in autonomia oppure appoggiandosi ad un provider tecnologico).

Ricevere fatture in formato elettronico strutturato, qualunque sia la sintassi del tracciato, permette di ottenere importanti risparmi sia nei tempi per la registrazione e la riconciliazione delle fatture, sia nei costi assorbiti dalle attività a minor (o nullo) valore aggiunto, quali l’inserimento dati a sistema (data entry). Tutto questo ha evidenti impatti positivi sul conto economico delle imprese.

Ampliare la digitalizzazione ad altri documenti

Nei fornitori della PA più strutturati si può ragionare sulla possibilità di ampliare la digitalizzazione ad altri documenti del ciclo dell’ordine: questo permette di sfruttare i benefici di efficienza (aumento di produttività e minori costi) ed efficiacia (riduzione dei tempi e maggior qualità delle informazioni) anche in riferimento ai documenti ricevuti: dagli ordini di vendita nel ciclo attivo, alle fatture o agli avvisi di spedizione o ai documenti di trasporto per quanto riguarda il ciclo passivo.

Questa consapevolezza della possibilità di ampliamento del processo di digitalizzazione si sta espandendo con il passare del tempo: spesso trova la propria fattibilità nel ruolo chiave ricoperto dai provider tecnologici, che con la propria offerta supportano non solo la fase di fatturazione attiva, bensì l’intero ciclo dell’ordine.

Non solo formato elettronico: la Conservazione Digitale

La fatturazione elettronica verso la PA impone anche l’adozione di soluzioni di Conservazione Digitale: essa deve essere vista come un modo diverso e più sicuro, efficace ed economico del cartaceo per la gestione dei propri archivi fiscali.

I documenti per cui è opportuno valutare l’adozione di una soluzione di Conservazione Digitale non si limitano certo alle sole fatture verso la PA, e nemmeno alle sole fatture.

Cerchiamo di non avere paura dell’innovazione e delle sue ripercussioni: conservare in digitale è fattibile, semplice e in molti casi […] particolarmente economico.

Stimolare riflessioni digitali esclusivamente sulle fatture (o ancor peggio solo sulle fatture verso la PA) rischia di essere un approccio sterile. Cogliere l’occasione della fatturazione elettronica per rivedere i propri processi di ciclo attivo e passivo per ridurne la complessità può invece aprire a opportunità interessanti e creare differenziali competitivi, abbattendo costi spesso stratificatisi nell’organizzazione e nemmeno più percepiti.

Fonte: Cor.Com

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